Tactisch debiteurenbeheer:
veelgemaakte fouten

Bij sommigen van onze klanten zien we een paar veelgemaakte fouten in debiteurenbeheer terugkeren. Fouten die tal van nadelen hebben en de bedrijfsvoering op meerdere vlakken moeilijk of zelfs onmogelijk maken. In dit blogartikel sommen we een paar van die essentiële fouten op, meerbepaald fouten in interne communicatie, taakverdeling en het inningsproces op zich. We vertellen vervolgens ook wat een mogelijke oplossing kan zijn en hoe de software van CollectOnline die oplossing ondersteunt.


De interne communicatie verloopt stroef

Veel van onze klanten kampen met het volgende vraagstuk: “Is sales hier in de lead, of finance?” Het antwoord op die vraag luidt heel simpel: allebei! Maar op veel gebieden zijn finance en sales – zowel qua inhoud als qua mentaliteit – elkaars tegenpolen. Dat maakt het er niet makkelijker op, zeker als er onduidelijkheid bestaat over wie welke taak uitvoert.

Traditioneel gezien is finance bezig met het innen en beheren van alle liquide middelen, terwijl sales zich bezighoudt met de klantrelaties en het binnenhalen van kwalitatieve leads. Dit is echter een clichématig beeld dat u als bedrijf wilt overstijgen. Want de verbindende factor tussen sales en finance is namelijk de klant zelf.

Het is de bedoeling om het aantal financiële risico’s te verminderen en tegelijkertijd het aantal commerciële kansen te verhogen. Dat gebeurt door het de klant zo gemakkelijk én aantrekkelijk mogelijk te maken om van uw diensten gebruik te maken.

Welke rol speelt debiteurenbeheer hier in? Simpel: zie debiteurenbeheer als de barometer van uw bedrijf. Problemen die de klant ervaart met één (of meerdere) van uw departementen zullen zichtbaar worden in de factureringsfase.

Vandaar is het zo belangrijk om sales en finance aan één gemeenschappelijk doel te laten werken: klantservice en -retentie. Probeer dus om de verzuiling die aanwezig is (of was) tussen sales en finance te laten wegebben. Communicatie is daar erg belangrijk in. Tactisch debiteurenbeheer betekent het bereiken van een inningsgemiddelde waarbij de onderneming over voldoende liquide middelen beschikt en waarbij het commercieel aspect en de klantrelatie niet uit het oog wordt verloren.

Dankzij de software van CollectOnline beschikt u wat debiteurenbeheer betreft over één centrale applicatie waarin alle debiteuren kunnen worden beheerd. Dit geeft telkens een duidelijk overzicht van het aantal te innen facturen, herinneringen en communicatie met de debiteuren. Als sales en finance over één platform beschikken, zal dit de communicatie aanzienlijk vergemakkelijken.

Download onze gratis whitepaper

Kom te weten met behulp van welke quick wins je je debiteurenbeheer drastisch kan verbeteren!

De taakverdeling zit verkeerd

Dit sluit enigszins aan bij het bovenstaande. Net als communicatie is ook taakverdeling essentieel om alles vlot te laten verlopen. Als bepaalde departementen er verkeerdelijk van uitgaan dat ze een taak wel of niet moeten uitvoeren is er iets mis. Uw debiteurenbeheer zal hoe dan ook stroef verlopen: klanten worden te veel, dan wel helemaal niet herinnerd aan hun openstaande facturen. Dat is geen win-win-, maar eerder een lose-lose-situatie.

De zaken procesmatig goed aanpakken vereist opnieuw één centrale applicatie waarin debiteurenbeheer eenvoudig op te volgen is. U ziet in één oogopslag welke dossiers reeds in behandeling zijn, en welke debiteur al een herinnering heeft ontvangen. Tegelijk ontvangen werknemers ook zelf een reminder wanneer het tijd is om een debiteur te contacteren.

 

Het proces om debiteuren op te volgen voldoet niet

In veel gevallen schort er ook iets aan de ingestelde flow om debiteuren te contacteren: wanneer wordt een debiteur opgebeld? Wanneer krijgt hij een herinnering toegestuurd? Hoe wordt er gecommuniceerd?

Het is belangrijk om vooraf een duidelijk proces samen te stellen, en dit ook consequent te volgen. Merkt u dat het aantal vlot geïnde facturen daalt? Dan is het misschien tijd om uw debiteurenbeheer te herbekijken. Optimalisatie zou altijd bovenaan het lijstje moeten staan.

Wat valt hier ook onder? Communicatie met een debiteur: hoe wordt die aangesproken? Is dit bevorderlijk voor vlotte betaling, of net niet? De software van CollectOnline stelt u in staat om per specifieke doelgroep geautomatiseerde én gepersonaliseerde e-mails uit te sturen.
Op die manier blijft u dicht bij uw klant staan, en is het altijd mogelijk om (verkeerde) processen en communicatie bij te sturen.

Meer weten over het uitstippelen van een tactisch debiteurenbeheer?

We helpen onze klanten met efficiënt en effectief debiteurenbeheer. Benieuwd naar wat CollectOnline voor u kan betekenen? Klaar om wat extra kennis op te doen?